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Viene richiesto parere al Consiglio Nazionale sulla modalità di conservazione degli atti del Consiglio dell’Ordine su supporto informatico.
Sulla conservazione dei documenti dell’Ordine (anche rispetto alla privacy) si trasmettono in allegato i precedenti pareri CNI 5/2/2001 e 21/10/2004, rinvenibili sulla banca dati Internet del Consiglio Nazionale.
Come si vede, a seconda del tipo e della natura del documento vi può essere una differenziazione circa i tempi di necessaria conservazione.
Sul sistema di gestione informatica dei documenti e sulla tenuta e conservazione del sistema di gestione informatica dei documenti si rinvia al recente parere CNI 27/6/2007, allegato.
Ai sensi dell’art. 62 del DPR 28/12/2000 n. 445 è così previsto che "il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile" e che "è consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi" (in allegato).
Inoltre il suddetto responsabile, almeno ogni cinque anni, deve realizzare la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
Questo per quanto concerne il cd protocollo informatico.
Per quanto riguarda la riproduzione e conservazione della documentazione amministrativa, viene oggi in rilievo l’art. 43 del d.lgs. 7/3/2005 n. 82 ("Codice dell’amministrazione digitale"), su cui v. ancora il parere CNI 27/6/2007.
E’ quindi stabilito, da un lato, che i documenti degli archivi, ove riprodotti su supporti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti, se la riproduzione è effettuata in modo da garantire la conformità agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 del medesimo decreto (in allegato).
Dall’altro lato, è detto che restano validi i documenti degli archivi già conservati mediante riproduzione su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali (secondo comma dell’art. 43 cit.).
L’art. 42 d.lgs 82/2005 demanda invece ad una valutazione della pubblica amministrazione interessata la sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.
I criteri da osservare per il passaggio dalla carta al supporto informatico sono quindi quelli riportati negli anzidetti articoli 42 e 43 del Codice dell’amministrazione digitale, che rinviano poi alle regole tecniche di cui all’articolo 71 del medesimo decreto legislativo.
Come si vede, si tratta di porre in essere adempimenti e di osservare procedure connotate da un elevato tasso di tecnicismo, per cui si suggerisce, qualora possibile, di rivolgersi a società specializzate, con comprovata esperienza nel settore informatico, in grado di applicare le regole tecniche del settore.
Allegati:
a) parere CNI 5/2/2001;
b) parere CNI 21/10/2004;
c) parere CNI 27/6/2007;
d) art. 71 d.lgs. 82/2005.
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