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TESTO
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Viene richiesto al Consiglio Nazionale di fornire indicazioni circa i tempi ed i modi di conservazione degli atti del Consiglio dell’Ordine.
Sulla tematica in generale si rinvia al precedente parere CNI 5/2/2001, rinvenibile anche sulla banca dati Internet del Consiglio Nazionale.
Sul sistema di gestione informatica dei documenti si rinvia agli articoli 50 e ss del T.U. sulla documentazione amministrativa, mentre gli articoli 61 -– 62 e 63 dello stesso DPR 28/12/2000 n. 445 si occupano della "Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti", prevedendo, ad es., che è consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi (art. 62, secondo comma, DPR cit. in allegato).
Per quanto concerne la riproduzione e conservazione della documentazione amministrativa, l’art. 6 del DPR 445/2000 è stato sostituito dall’art. 43 del d.lgs. 7/3/2005 n. 82 ("Codice dell’amministrazione digitale"), che si allega.
Come si vede, è ora stabilito che i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento ove riprodotti su supporti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione è effettuata in modo fa garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 71 del medesimo decreto.
L’art. 42 del d.lgs n. 82/2005, invece, afferma che le pubbliche amministrazioni ( e quindi anche gli Ordini provinciali) valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici (in allegato).
Le disposizioni sugli archivi sono contenute negli articoli da 67 a 69 del DPR 445/2000.
Si rammenta che sia il DPR 445/200, sia il d.lgs. 82/2005 sono rinvenibili per intero sulla banca dati Internet del Consiglio Nazionale.
Ne deriva un complesso sistema che si basa, da un lato, sulla conservazione per il tempo previsto dalla legge o dai regolamenti dei documenti pubblici rilevanti (v., ad es., l’art. 2220 c.c., citato nel parere allegato) e, dall’altro, sulla riproduzione su supporto informatico (nel rispetto delle regole tecniche) dei documenti cartacei, con grande risparmio di spazio e razionalizzazione degli archivi.
Allegati:
a) parere CNI 5/2/2001;
b) artt. 61-62-63 DPR 445/2000;
c) artt. 42-43 d.lgs 82/2005
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