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Testo
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Com'è noto, sul supplemento ordinario n. 110/L alla Gazzetta Ufficiale n. 142 del 20 giugno 1998 e nella Gazzetta Ufficiale n. 275 del 24 novembre 1998 sono
stati pubblicati, rispettivamente, la legge 16 giugno 1998, n. 191 ed il decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 403 (in vigore dal 23
febbraio 1999) i quali hanno, tra l'altro, apportato ulteriori e rilevanti modifiche in materia di semplificazione amministrativa, ad integrazione e in
attuazione di quanto disposto dalla legge n. 127/1997.
Pertanto, a parziale modifica delle istruzioni già impartite con circolare D.G. n. 21 del 13 febbraio 1998, si rappresenta quanto segue:
A) Dichiarazioni sostitutive di certificazioni.
A norma dell'art. 1, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998, tutti i certificati, gli estratti e gli attestati che a qualsiasi
titolo devono essere presentati alla motorizzazione civile sono sostituiti da dichiarazioni sostitutive rese ai sensi dell'art. 2 della legge n. 15/1968.
A tale proposito si fa presente che:
a) i certificati, gli estratti e gli attestati sostituibili sono solo quelli che si riferiscono a stati, fatti o qualità personali; la disposizione pertanto
non riguarda, ad esempio, le documentazioni tecniche dei veicoli richieste ai fini della loro omologazione o immatricolazione;
b) la norma in esame si applica, nei limiti del precedente punto a), a tutte le procedure amministrative di competenza della motorizzazione civile;
c) le dichiarazioni in parola possono sostituire unicamente i certificati, gli estratti o gli attestati che debbono essere prodotti al fine dell'adozione del
richiesto provvedimento amministrativo e non anche quelli per i quali è prescritta l'eventuale semplice esibizione.
Precisato, quindi, l'ambito di applicabilità del citato art. 1, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998, occorre anzitutto
evidenziare che la portata applicativa di quest'ultimo è tale da ricomprendere non solo i casi di utilizzo delle dichiarazioni sostitutive di certificazione
già contemplati dall'art. 2 della legge n. 15/1968 e quelli individuati "ex novo" dal comma 1 del medesimo art. 1 del decreto del
B) Dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.
Ai sensi dell'art. 2, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998, tutti gli stati, i fatti e le qualità personali non compresi negli
elenchi di cui all'art. 1, comma 1, del regolamento stesso ed all'art. 2 della legge n. 15/1968, possono essere comprovati dall'interessato, a titolo
definitivo, mediante dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà (art. 4, legge n. 15/1968).
Com'è noto, nella categoria delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà rientrano, oltre ai fatti, agli stati ed alle qualità personali per i quali,
sebbene certificabili da una p.a., la legge non prevede esplicitamente il ricorso alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni, anche i fatti, gli stati e
le qualità personali che non possono essere comprovati con certificazioni rilasciate da una p.a.
Ciò posto si ritiene che, alla luce dell'innovazione introdotta dal comma 2 dell'art. 1 del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998, nell'ambito
dei procedimenti di competenza della motorizzazione civile possono essere acquisite unicamente le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà riferite a
fatti, stati e qualità personali non certificabili da una p.a.
Infatti, poiché è stato disposto che tutti i certificati, gli estratti e gli attestati che, a qualsiasi titolo debbono essere presentati (al fine della loro
acquisizione) agli uffici della motorizzazione civile sono sostituiti dalle dichiarazioni di cui all'art. 2 della legge n. 15/1968, tale disposizione ha di
fatto ampliato, come già sì e avuto modo di osservare, la casistica relativa alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni, sino a ricomprendervi anche
tutti i fatti, gli stati e le qualità personali che, sebbene certificabili da una p.a., possono essere comprovati innanzi a qualsiasi altra amministrazione
solo attraverso dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.
A ben vedere, quindi, le ipotesi in cui l'amministrazione è tenuta ad accettare l'acquisizione di dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà assumono
carattere meramente residuale anche da un punto di vista numerico (si pensi, ad esempio, alla dichiarazione del candidato all'esame teorico per il
conseguimento della patente di guida il quale, assumendo di essere analfabeta o di non conoscere la lingua italiana, richieda di sostenere l'esame stesso in
forma orale).
Si segnala, inoltre, che l'art. 2, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998 consente all'interessato di dichiarare, nel proprio
interesse, anche fatti, stati o qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza, nonché la conformità all'originale della
copia di una pubblicazione.
A tale ultimo riguardo, ed in accordo con quanto già espresso sull'argomento dal Ministero dell'interno con circolare MIACEL 2 febbraio 1999, n. 2 (Gazzetta
Uffciale n. 36 del 13 febbraio 1999) per "pubblicazione" deve intendersi qualsiasi opera sia stata edita autonomamente o sotto forma di articolo inserito
nell'ambito di riviste o quotidiani.
L'innovazione in esame, pertanto, rileva ogni qualvolta l'interessato sia tenuto a comprovare la specifica qualificazione professionale attraverso il possesso
di determinati titoli tra cui, oltre ai titoli di studio e di abilitazione, rientrano anche le pubblicazioni.
Il comma 3 dell'art. 2 del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998 in esame statuisce, inoltre che, "qualora risulti necessario controllare la
veridicità delle dichiarazioni di cui al comma 1, nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali dichiarati siano certificabili o attestabili da
parte di un altro soggetto pubblico, l'amministrazione procedente entro quindici giorni richiede direttamente la necessaria documentazione al soggetto
competente" (in tal caso l'utente, per abbreviare l'iter del procedimento può esibire o inviare per via telematica copia, non autenticata, dei certificati in
suo possesso).
In armonia con quanto già illustrato, si ritiene che la norma da ultimo citata non trovi applicazione nell'ambito delle procedure di competenza della
motorizzazione civile, giacché, lo si è visto, le uniche dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà acquisibili possono concernere esclusivamente i fatti,
gli stati e le qualità personali non certificabili o attestabili da una amministrazione pubblica.
C) Certificati non sostituibili.
Nel ribadire, ancora una volta, che il ricorso all'autocertificazione, ex articoli 2 e 4 della legge n. 15/1968, si rende possibile unicamente per comprovare
stati, fatti o qualità personali, per espressa disposizione degli articoli 2, comma 4, e 10, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998
non sono autocertificabili:
i certificati medici, sanitari e veterinari; i certificati di origine e di conformità CE; i certificati di marchi e brevetti.
Si rammenta, inoltre, che anche le certificazioni antimafia non sono sostituibili con semplice dichiarazione dell'interessato; tuttavia, per tale specifica
materia, si rinvia agli ulteriori chiarimenti che saranno forniti con apposita circolare di prossima adozione.
D) Presentazione di istanze e di dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.
Com'è noto, l'art. 3, comma 11, della legge n. 127/1997 aveva stabilito che la sottoscrizione di istanze da produrre alla p.a. non è soggetta ad
autenticazione purché sia apposta alla presenza del dipendente addetto a ricevere l'istanza stessa.
Tale norma è stata modificata dall'art. 2, comma 10 della legge n. 191/1998, il quale prevede ora che la sottoscrizione delle predette istanze non è soggetta
ad autenticazione anche quando sia presentata unitamente a copia fotostatica (non autenticata) di un documento di identità personale del sottoscrittore.
Si ritiene, peraltro, sottointeso che il documento di identità personale del quale si produce fotocopia deve essere in corso di validità.
La fotocopia stessa deve essere inserita nel fascicolo relativo alla operazione richiesta dall'utente.
Il citato art. 2, comma 10, della legge n. 191/1998 ha introdotto, inoltre, la possibilità di inviare per via telematica sia l'istanza che la copia
fotostatica del documento di identità del sottoscrittore, e rispetto a tale innovazione appare necessario chiarire due aspetti fondamentali:
1) l'acquisizione per via telematica di istanze e documentazioni non è al momento attuabile, poiché non sono ancora disponibili le relative procedure;
2) d'altro canto, si fa presente che se nulla osta alla acquisizione a mezzo di telefax (per quanto non si tratti propriamente di una via "telematica") della
fotocopia del documento di identità personale cui si è fatto riferimento, altrettanto non può dirsi per quanto concerne l'acquisizione, con la medesima
modalità, delle istanze; ciò in quanto queste ultime, allo stato attuale, possono e debbono essere accettate solo se contestualmente siano allegati gli
originali delle fincature di conto corrente postale attestanti il versamento delle tariffe dovute per le operazioni di istituto richieste dall'utenza.
Si intende inoltre precisare che l'art. 2, comma 10, della legge n. 191/1998 in esame non ha abolito l'istituto della autenticazione delle sottoscrizioni
delle istanze rivolte alla p.a., ma ha inteso unicamente statuire due modalità alternative alla necessità di autenticazione.
In altre parole, restano ferme tutte le ipotesi in cui l'autenticazione della sottoscrizione è già richiesta in virtù di norme previgenti alla legge n.
191/1998, ma viene riconosciuta la possibilità di ovviare alla autenticazione stessa laddove l'utente sottoscriva l'istanza innanzi al funzionario competente
a riceverla, ovvero l'utente stesso produca copia fotostatica del proprio documento di identità personale.
Ne consegue quindi che:
a) nulla è variato rispetto a tutte le istanze per le quali, già prima della entrata in vigore della legge n. 191/1998, non era prevista l'autenticazione
della sottoscrizione;
b) per le istanze per le quali già prima della entrata in vigore della medesima legge n. 191 era prevista l'autenticazione della sottoscrizione, possono in
concreto verificarsi le seguenti ipotesi:
bl) se l'istanza è presentata dallo stesso interessato, egli può ovviare alla necessità di autenticazione sottoscrivendo l'istanza stessa innanzi al
funzionario che la riceve, previa esibizione di un valido documento di identità personale (del quale, in tal caso, non occorre acquisire copia fotostatica a
meno che, come già detto, l'esibizione del documento stesso non abbia anche lo scopo di comprovare i dati anagrafici in esso contenuti);
b2) se l'istanza è presentata per mezzo di uno studio di consulenza automobilistica o di una autoscuola, la necessità di autenticazione della sottoscrizione
dell'intestatario della pratica può essere ovviata attraverso la produzione della copia fotostatica di un valido documento di identità personale di
quest'ultimo.
In ogni caso, quando l'istanza è presentata da un soggetto munito di delega (da stilare, lo si rammenta, in carta semplice senza necessità di autenticazione
della sottoscrizione del delegante) quest'ultimo è sempre tenuto a produrre la fotocopia del documento di identità personale in corso di validità del
delegante (e non più il documento stesso, come già stabilito con circolare D.G. n. 21 del 13 febbraio 1998), indipendentemente dal fatto che per l'istanza
stessa sia o meno prevista l'autenticazione della sottoscrizione.
Quanto sin qui illustrato deve ritenersi applicabile anche alle istanze nel cui contesto vengano rese dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, stante
l'interpretazione autentica dell'art. 3, comma 11, della legge n. 127/1997 fornita dall'art. 2, comma 11, della legge n. 191/1998.
In accordo con il parere espresso dal Dipartimento della funzione pubblica con nota prot. n. 495/98/UL/P del 6 agosto 1998, si fa presente inoltre che la
norma da ultimo citata deve essere intesa in senso ampio e non solo meramente letterale, conformemente a quanto qui di seguito esposto.
Si rammenta, infatti, che la legge n. 127/1997 ha eliminato l'esigenza dell'autenticazione delle sottoscrizioni apposte in calce alle dichiarazioni
sostitutive di certificazioni (art. 2, legge n. 15/1968) ma non anche di quelle apposte in calce alle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà (art. 4,
legge n. 15/1968).
Per queste ultime, pertanto, permane l'obbligo della autenticazione, a meno che le stesse non siano rese, come già evidenziato, nel contesto dell'istanza
ovvero con atto separato ma funzionalmente connesso all'istanza stessa.
Di conseguenza, sia l'istanza che la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà non necessitano di autenticazione delle relative sottoscrizioni non solo
quando la dichiarazione è contenuta in un atto allegato all'istanza e prodotto contestualmente a quest'ultima, ma anche quando la dichiarazione venga
presentata successivamente all'istanza cui è funzionalmente connessa.
Riassumendo, quindi:
a) se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà non è connessa ad una istanza per la quale è richiesta l'autenticazione della relativa sottoscrizione,
è sufficiente la produzione di una fotocopia del documento di identità personale in corso di validità dell'intestatario della pratica per ovviare
all'autentica sia della sottoscrizione dell'istanza che della sottoscrizione della dichiarazione;
b) se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è connessa ad una istanza per la quale non è richiesta l'autenticazione della relativa sottoscrizione,
è sufficiente la produzione di una fotocopia del documento di identità personale in corso di validità dell'intestatario della pratica per ovviare
all'autentica della sottoscrizione della dichiarazione stessa.
L'art. 3, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998 precisa inoltre che le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, se
presentate contestualmente all'istanza dallo stesso interessato, sono sottoscritte da quest'ultimo in presenza del dipendente addetto, rinnovando in tal modo
il principio già enunciato che esclude l'obbligo di autenticazione delle sottoscrizioni relative alle dichiarazioni in parola, purché le stesse siano
collegate ad un istanza rivolta alla p.a.
Si fa presente, inoltre, che il divieto, posto dall'art. 3 comma 5, della legge n. 127/1997, di richiedere l'autenticazione delle sottoscrizioni relative alle
domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione presso p.a. è stato esteso dall'art. 2, cornma 8, della legge n. 191/1998 anche alle domande per la
partecipazione ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali.
A tale proposito, sì esprime l'avviso che detta disposizione trovi applicazione nell'ambito delle procedure d'esame per il conseguimento degli attestati di
idoneità professionale all'esercizio dell'attività di consulenza automobilistica (art. 5, legge n. 264i 1991), e pertanto l'art. 3, comma 1, del decreto
ministeriale 16 aprile 1996, n. 338 ("Regolamento concernente i programmi d'esame e le modalità di svolgimento degli esami di idoneità all'esercizio
dell'attività di consulenza per la circolazione dei mezzi di trasporto") deve ritenersi implicitamente abrogato nella parte in cui prevede che l'interessato
produca domanda con sottoscrizione autenticata.
Allo stesso modo, accogliendo una interpretazione estensiva della disposizione contenuta nel citato art. 2, comma 8, della legge n. 191/1998, debbono
ritenersi non più applicabili, in linea con le finalità di semplificazione amministrativa perseguite dal legislatore, anche le istruzioni impartite con
circolare D.G. n. 146 del 20 novembre 1996 nella parte in cui, in seno agli allegati I e 2, viene richiesta l'autenticazione delle sottoscrizioni relative
alle domande dirette al rilascio degli attestati di idoneità professionale all'esercizio dell'attività di consulenza per la circolazione dei mezzi di
trasporto.
Si rammenta infine che la possibilità, riconosciuta dalla normativa in esame, di omettere l'autenticazione della sottoscrizione delle istanze, non incide
sull'obbligo dell'assolvimento dell'imposta di bollo, che rimane sempre dovuta ogni qualvolta venga rivolta alla p.a. una domanda tendente all'ottenimento di
un provvedimento amministrativo, salvo i casi in cui siano previsti espressi esoneri.
E) Dichiarazioni temporaneamente sostitutive di certificazioni.
Coerentemente con le modifiche introdotte dagli articoli 1 e 2 del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998, l'art. 13 del medesimo regolamento ha
abolito l'istituto delle dichiarazioni temporaneamente sostitutive di certificazioni, abrogando esplicitamente sia l'art. 3 della legge n. 15/1968 sia il
decreto del Presidente della Repubblica n. 130/1994.
F) Dichiarazioni sostitutive rese da cittadini stranieri
Per quanto riguarda i cittadini comunitari, l'art. 5, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998 ribadisce che alle dichiarazioni
sostitutive di certificazioni o di atto di notorietà rese dai predetti soggetti si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani.
Per i cittadini extracomunitari residenti in Italia, invece, è ammessa la possibilità di utilizzare dichiarazioni sostitutive di certificazioni, secondo la
disciplina già illustrata, solo nel caso in cui si tratti di comprovare fatti, stati o qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti
pubblici o privati italiani.
In tutti gli altri casi, tuttavia, non si ritiene sussistente un implicito divieto di accesso all'autocertificazione, bensì un mero impedimento ad accedervi
secondo le modalità previste per i cittadini italiani.
Pertanto, nelle ipotesi in cui i cittadini extracomunitari sono esclusi dalla possibilità di utilizzare le dichiarazioni sostitutive secondo le regole comuni,
gli stessi possono avvalersi dell'autocertificazione resa, con le modalità di cui all'art. 5, del decreto del Ministro di grazia e giustizia 22 maggio 1995,
n. 431, innanzi ai competenti funzionari dei consolati dei Paesi d'origine. Si precisa inoltre che:
al fine dell'adozione di provvedimenti in favore di cittadini extracomunitari residenti in Italia resta ferma la necessità della esibizione del relativo
permesso di soggiorno in corso di validità, così come da istruzioni già impartite in merito;
L'esibizione del permesso di soggiorno recante, oltre ai dati anagrafici del titolare, la fotografia dello stesso ed il timbro a secco dell'autorità che lo ha
rilasciato equivale, a tutti gli effetti, ad esibizione di documento di identità personale, stante il disposto di cui all'art. 293, comma 2, della legge n.
1064/1955;
il possesso di permesso di soggiorno in corso di validità, in quanto documento attestante il regolare permanere sul territorio dello Stato, rappresenta un
fatto autocertificabile con dichiarazione sostitutiva resa secondo quanto disposto dal citato art. 5, comma 2 del decreto del Presidente della Repubblica n.
403/1998; tuttavia, nei casi in cui è prescritto l'obbligo di esibire il permesso di soggiorno, l'esibizione del permesso in originale non può essere ovviata
attraverso una dichiarazione sostitutiva di certificazione, al pari di quanto awiene nei casi in cui è richiesta l'esibizione di un valido documento di
identità personale.
Tuttavia, avendo la materia in esame rilevanza anche sotto l'aspetto dell'ordine pubblico, si coglie l'occasione per chiedere al Ministero dell'interno, cui
la presente è diretta per opportuna conoscenza, di volere esprimere il proprio parere al riguardo.
Il controllo sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive rese dai cittadini comunitari ed extracomunitari, se comporta l'acquisizione all'estero di
documenti o informazioni, deve essere effettuato per il tramite delle competenti autorità diplomatiche o consilari, in accordo con quanto chiarito dal
Ministero di grazia e giustizia con circolare 22 febbraio 1999, n. I/50-FG-40/97/U887 (Gazzetta Ufficiale n. 46 del 25 febbraio 1999).
G) Contenuto delle dichiarazioni sostitutive.
In attesa che si renda concretamente possibile apportare le necessarie modifiche alla modulistica in uso, si segnala che le dichiarazioni sostitutive di
certificazione e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà debbono contenere, oltre all'indicazione del fatto, dello stato o della qualità personale
che si intende comprovare, anche l'indicazione minima degli elementi necessari per poter procedere agli eventuali controlli (nonché, ovviamente, l'indicazione
degli elementi necessari al fine della istruzione del procedimento amministrativo in corso).
Così, ad esempio, la dichiarazione relativa al possesso di un determinato titolo di studio deve anche indicare l'istituzione presso cui e stato conseguito e
la data del conseguimento; la dichiarazione relativa al possesso dell'adeguata capacità finanziaria per l'esercizio di una data attività deve recare anche
l'indicazione dell'istituto che ne ha assunto la relativa garanzia; la dichiarazione relativa alla qualità di titolare, socio o legale rappresentante di una
impresa o di una società deve contenere anche l'indicazione esatta della denominazione e della sede della persona giuridica, il numero di riferimento
dell'iscrizione nel registro delle imprese e, a seconda dei casi, la specificazione dell'attività svolta dall'impresa stessa, la data di inizio dell'attività,
e così via.
A norma dell'art. 4, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998, la dichiarazione resa da chi non sa o non può firmare è raccolta
direttamente dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante il quale, ai sensi del successivo comma 2, è tenuto ad attestare che la
dichiarazione stessa è stata a lui resa dall'interessato facendo menzione, di seguito alla medesima, della causa dell'impedimento a sottoscrivere.
Appare evidente quindi che, nel caso di specie, la dichiarazione di chi non sa o non può firmare può essere resa solo direttamente dall'interessato al
pubblico ufficiale, senza peraltro la necessità della presenza di testimoni (l'art. 13 del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998 ha infatti
abrogato l'art. 20-bis della legge n. 15/1968), e mai per il tramite di un soggetto delegato ovvero di uno studio di consulenza automobilistica di una
autoscuola.
L'impedimento, inoltre, deve essere di natura fisica o derivare dallo stato di analfabetismo; infatti, in caso di incapacità di intendere o di volere continua
ad applicarsi l'art. 8 della legge n. 15/1968, il quale prevede che le dichiarazioni debbono essere rese da chi esercita la potestà genitoriale o la tutela
(ovviamente senza alcuna autentica di sottoscrizione).
Pur nella genericità della formulazione adottata dal legislatore, si ritiene che il "pubblico ufficiale" legittimato a raccogliere la dichiarazione di chi non
sa o non può firmare sia il funzionario competente a ricevere la documentazione ovvero il responsabile del procedimento.
H) Validità temporale delle dichiarazioni sostitutive.
A norma dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998, le dichiarazioni sostitutive di certificazione e le dichiarazioni sostitutive di
atto di notorietà hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
A tale riguardo, si rammenta che l'art. 2, comma 3 della legge n. 127/1997 aveva già stabilito che i certificati rilasciati dalle p.a., attestanti stati e
fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata; mentre, le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio.
L'art. 2, comma 2, della legge n. 191/1998 ha poi precisato che la validità di questi ultimi può superare i sei mesi solo se espressamente previsto da
specifiche disposizioni di legge o regolamentari.
La legge n. 127/1997, inoltre, aveva stabilito che i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli
atti di stato civile possono avere una validità anche oltre il termine di sei mesi purché l'interessato, in fondo al documento, dichiari e sottoscriva (senza
necessità di autenticazione) che i dati contenuti nel certificato non hanno subito variazioni.
In tal caso, la p.a. ha facoltà di procedere a verifiche d'ufficio circa la veridicità di quanto dichiarato; tuttavia, l'art. 2, comma 3, della legge n.
191/1998 ha specificato che il procedimento amministrativo, nell'ambito del quale viene acquisito il certificato in parola, deve comunque aver corso sulla
base della dichiarazione resa dall'interessato e pertanto gli eventuali accertamenti disposti d'ufficio, non costituiscono causa sospensiva del procedimento
stesso.
I) Copie autentiche e legalizzazione di fotografie.
L'art. 3, comma 4 del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998 prescrive che nei casi in cui l'interessato debba presentare all'amministrazione
copia autentica di un documento (art. 14, legge n. 15/1968), all'autenticazione della copia può procedere direttamente il responsabile del procedimento o il
funzionario competente a ricevere la documentazione, su semplice esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito di quest'ultimo presso
l'amministrazione procedente.
Di conseguenza, la copia autenticata secondo le illustrate modalità può essere utilizzata unicamente nel procedimento in corso presso l'amministrazione che ha
effettuato l'autenticazione.
Si rammenta che l'autenticazione di copie di documenti è soggetta ad imposta di bollo (art. 1, decreto ministeriale 20 agosto 1992, recante la nuova tariffa
di bollo allegata al decreto del Presidente della Repubblica n. 642/1972).
Sciogliendo, infine, la riserva contenuta nella circolare D.G. n. 21 del 13 febbraio 1998, si rende noto che il Ministero delle finanze - Dipartimento delle
entrate, con nota prot. n. 1998/116510 del 4 novembre 1998, ha fatto presente di condividere l'impostazione interpretativa della scrivente in ordine alla
necessità dell'assolvimento dell'imposta di bollo (ai sensi del citato decreto ministeriale 20 agosto 1992), e di avere interessato il Ministero dell'interno
al fine di riesaminare i contenuti della circolare MIACEL n. 11 del 15 luglio 1997.
Ciò posto, ed allo scopo di evitare infruttuose diatribe con l'utenza e con le amministrazioni comunali si invita ad accettare l'acquisizione di foto
legalizzate presso gli uffici comunali in esenzione di bollo, curando di inviarne copia agli uffici del registro competenti per territorio, i quali
provvederanno a richiedere la necessaria regolarizzazione.
L) Regime delle responsabilità.
Nei casi in cui le vigenti norme di legge o regolamentari prevedono che in luogo della produzione di certificati possono essere presentate dichiarazioni
sostitutive la mancata accettazione delle stesse costituisce violazione dei doveri d'ufficio (art. 3, comma 4, legge n. 127/1997).
Parimenti, costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione della dichiarazione sostitutiva nei casi in cui le norme di legge o
regolamentari ne consentono la presentazione in luogo della produzione di atti di notorietà (art. 3, comma 3, decreto del Presidente della Repubblica n.
403/1998).
Inoltre, sussiste violazione dei doveri d'ufficio anche nell'ipotesi in cui venga rifiutato di accettare che siano comprovati mediante esibizione di un
documento di identità personale in corso di validità i fatti, gli stati e le qualità personali attestati nel documento stesso.
D'altro canto, fermo restando quanto previsto dall'art. 26 della legge n. 15/1968, la non veridicità dei contenuti della dichiarazione sostitutiva è causa di
decadenza del dichiarante dai benefici conseguenti al provvedimento amministrativo adottato sulla base della dichiarazione stessa (art. 11, comma 3, decreto
del Presidente della Repubblica n. 403/1998).
Si ribadisce, inoltre, che la "ratio" di tutta la disciplina sin qui illustrata (legge n. 15/1968, legge n. 127/1997, legge n. 191/1198 e decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/1998) consiste nel riconoscimento del diritto di ciascun cittadino di ricorrere all'autocertificazione, con i criteri ed
entro i limiti prestabiliti, e del corrispondente dovere della p.a. di consentire l'effettivo esercizio di tale diritto, ma non anche nell'imporre al
cittadino stesso l'obbligo di accedere all'autocertificazione, che resta pertanto una libera scelta di ogni utente.
Di conseguenza, deve essere accettata la produzione volontaria di certificati, purché in regola secondo le vigenti disposizioni in materia di imposta di bollo
ed a patto che l'utente sia preventivamente informato di poter ricorrere all'autocertificazione.
Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare gli strumenti dell'autocertificazione, i certificati relativi a stati, fatti o qualità
personali risultanti da albi o pubblici registri tenuti o conservati da una p.a. (nella categoria debbono farsi rientrare, tra gli altri, anche i permessi di
soggiorno) debbono sempre essere acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente su semplice indicazione da parte dello stesso interessato della p.a. che
conserva l'albo od il registro (art. 7, comma 1, decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998).
In tal caso, la trasmissione dei documenti può avvenire anche tramite fax od altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertare la fonte di provenienza
del documento stesso, senza necessità della successiva acquisizione dell'originale del documento attraverso il sistema postale (art. 7, comma 3, decreto del
Presidente della Repubblica n. 403/1998).
Peraltro, in tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti o qualità personali presso
l'amministrazione competente a certificarli, il certificato può essere sostituito da qualsiasi documento idoneo ad attestare i dati per i quali l'informazione
è richiesta, nonché ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza (art. 7, comma 2, decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998). Le
certificazioni o i documenti acquisiti secondo la predetta modalità sono esenti da imposta di bollo trattandosi di scambio di atti tra uffici.
L'attenta lettura dell'illustrato art. 7, comma 1 del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998 induce, inoltre, a ritenere che per soggetto che
"non intende" o "non sia in grado" di utilizzare l'autocertificazione debba intendersi semplicemente colui che non voglia avvalersi di tale strumento, ovvero
non possa avvalersene perché non ha la piena conoscenza od il pieno ricordo di tutti gli elementi che debbono essere comprovati nel caso di specie (ad es.
l'interessato che dichiara la propria qualità di erede ma non rammenta la data del decesso del "de cuius"), indipendentemente dal fatto che abbia o meno
impedimenti fisici o sia analfabeta (nel qual caso può utilizzare lo strumento di cui all'illustrato art. 4 del decreto del Presidente della Repubblica n.
403/1998).
Resta inteso che, laddove l'interessato si avvalga della facoltà di cui al medesimo art. 7, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 403/1998,
il procedimento amministrativo è sospeso sino a quando l'amministrazione non avrà acquisito d'ufficio il certificato o il documento attestante il fatto, lo
stato o la qualità personale che l'interessato non ha voluto o non ha potuto autocertificare.
Si segnala infine che:
I) Al fine di tutelare la riservatezza dei dati di cui all'art. 22 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 (cd. "dati sensibili"), i certificati ed i documenti
trasmessi ad altre p.a. possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da norme di legge o regolamentari e
che siano strettamente necessarie per lo svolgimento del procedimento amministrativo per il quale vengono acquisite (art. 8, comma 1, decreto del Presidente
della Repubblica n. 403/1998).
2) A modifica di quanto disposto con circolare D.G. n. 106 del 14 ottobre 1997, ai fini dell'immatricolazione di veicoli a nome di cittadini italiani iscritti
all'AIRE non è più richiesta l'acquisizione del certificato d'iscrizione nel registro AIRE il quale potrà essere sostituito da una dichiarazione resa ai sensi
dell'art. 2 della legge n. 15/1968.
3) L'autorizzazione con cui il proprietario di un veicolo consente ad un terzo, al fine di sostenere l'esame di guida, di utilizzare il veicolo ,tesso non è
sostituibile con un'autocertificazione; essa pertanto deve essere resa con manifestazione di volontà del proprietario del veicolo la cui sottoscrizione deve
essere autenticata.
Ciò non toglie, tuttavia, che il terzo possa dichiarare, a mezzo di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, di essere stato autorizzato dal
proprietario del veicolo ad utilizzare quest'ultimo, trattandosi di un fatto personale a diretta conoscenza dell'interessato.
4) Restano in ogni caso salve le disposizioni gia impartite con circolare D.G. n. 21 del 13 febbraio 1998, in tema di utilizzabilità dei moduli meccanografici
attualmente in uso al fine di rendere, contestualmente all'istanza, anche le dichiarazioni. sostitutive relative ai dati che nei moduli stessi debbono essere
indicati.
Si raccomanda la scrupolosa osservanza dei contenuti della presente circolare e la massima diffusione degli stessi all'utenza interessata, anche per il
tramite di avvisi da esporre, in maniera ben visibile al pubblico, all'interno dei locali degli uffici periferici.
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